Pracodawco, nie możesz wiedzieć wszystkiego!
Dodano: 19-11-2013 w kategorii: Przesłanki przetwarzania, Obowiązki ADO i ABI. Dodane przez: Katarzyna Witkowska.
Przetwarzanie danych osobowych przez pracodawcę regulowane jest dwutorowo: z jednej strony kwestię tę regulują przepisy kodeksu prawa pracy, a z drugiej przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Niezwykle istotne jest, by pracodawca miał świadomość tego, jakie dane na temat swoich pracowników może zbierać, a podania których żądać nie może.
Dopuszczalny zakres zbierania danych osobowych – przepisy kodeksu pracy
Przede wszystkim, analizę problematyki ochrony danych osobowych pracownika rozpocząć należy od wskazania zakresu informacji, które pracodawca ma prawo od pracownika zebrać. Kwestia ta uregulowana jest w art. 221 kodeksu pracy, który stanowi, że pracodawca ma prawo żądać od osoby, która ubiega się o zatrudnienie oraz od pracownika określonych danych osobowych. Zakres powyższych danych uregulowany jest ustawowo i obejmuje: imię i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania i adres do korespondencji, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Ponadto, pracodawca może żądać od swojego pracownika podania również innych danych osobowych, w tym numeru PESEL oraz imion, nazwisk oraz dat urodzeni dzieci pracownika, jeśli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika za szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
Przepisy odrębne
Powyższy zakres danych nie wyczerpuje jednak odpowiedzi na pytanie o dopuszczalny zakres zbieranych danych pracownika. Zwrócić bowiem należy uwagę na postanowienie art. 221§4, zgodnie z którym pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeśli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. W analizowanym przypadku takie odrębne przepisy można wskazać, powołując choćby art. 94 ust. 9a kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia dokumentacji z sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a także akt osobowych pracowników.
O kształcie dokumentacji, o której mowa w art. 94 ust. 9a kodeksu racy przesądza natomiast rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z przepisami rozporządzenia, pracodawca zobowiązany jest prowadzić akta osobowe pracownika, zachowując podział na dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a także dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Doktryna i orzecznictwo
Doktryna zgodnie podkreśla, że w/w katalog danych, gromadzonych przez pracodawcę został celowo ograniczony ustawowo i nie należy rozszerzać go, żądając od pracownika udzielenia zgody na przetwarzanie danych w zakresie szerszym niż wymieniony. Pamiętać bowiem należy, że stosunek zależności, który cechuje relację pracownik – pracodawca niejednokrotnie wyklucza dobrowolność wyrażenia zgody. Rozszerzanie zakresu danych zbieranych od pracownika z wykorzystaniem przesłanki, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 1, tj. przesłanki zgody, może być uznane za obejście prawa. Powyższe stanowisko potwierdza orzecznictwo. W wyroku z dnia 1 grudnia 2009 roku, wydanym w sprawie o sygnaturze akt I OSK 249/2009, Naczelny Sąd Administracyjny zaznaczył, że „brak równowagi w relacji pracodawca pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych). Z tego względu ustawodawca ograniczył przepisem art. 221 Kodeksu Pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika. Uznanie faktu wyrażenia zgody na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, jako okoliczności legalizującej pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 Kodeksu pracy, stanowiłoby obejście tego przepisu.”
Podsumowanie
Zakres danych, które pracodawca może gromadzić na temat pracownika wynika z przepisów prawa i jest nimi ograniczony. Tym samym, pracodawca powinien zadbać o to, by nie rozszerzać omówionego zakresu, wykorzystując do tego celu przesłankę zgody. Takie działanie może bowiem zostać uznane za obejście prawa.
Katarzyna Witkowska
e-mail:
Alerty prawno-podatkowe