Kiedy można wysłać informację handlową? I do kogo?
Dodano: 08-05-2014 w kategorii: Przesłanki przetwarzania, Obowiązki ADO i ABI. Dodane przez: Katarzyna Witkowska.

W odpowiedzi na pytanie zadane na łamach naszego portalu, dotyczące rozstrzygnięcia, kiedy przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych i wysyłanie informacji handlowych musi być poprzedzone zgodą, w przypadku, gdy komunikaty reklamowe kierowane są do osób fizycznych lub prawnych, przedstawiamy post, stanowiący wyjaśnienie tego zagadnienia.

Możliwość przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych oraz zagadnienie wysyłania informacji handlowych budzi wiele wątpliwości w praktyce choćby dlatego, że zagadnienie regulowane jest nie przez jedną, ale dwie ustawy, stawiające nadawcom komunikatów reklamowych czy handlowych konkretne wymagania.

Na jakiej podstawie w ogóle dochodzi do przetwarzania?
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy zachodzi jeden z przypadków, wymienionych w art. 23 ust. 1 pkt 1-5. Jeśli mowa o przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, najistotniejsze znaczenie mają tu dwie przesłanki: zgoda oraz prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych. Bardzo często w praktyce zgoda wypiera drugą ze wspomnianych przesłanek przetwarzania, czasami niesłusznie.

Pamiętać należy, że ustawodawca w art. 23 ust. 4 pkt 1 i 2 wyjaśnia, że za prawnie usprawiedliwiony cel uważa się w szczególności marketing bezpośredni własnych produktów lub usług administratora danych oraz dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Wymienione w art. 23 ust. 1 pkt 1-5 przesłanki są równoważne, a spełnienie choćby jednej z nich jest wystarczające. Dość częstą jest jednak praktyka wspierania przesłanki prawnie usprawiedliwionego celu, przesłanką zgody. Praktyka nie zawsze jest uzasadniona. Zgodnie z przepisami ustawy, możliwe jest przetwarzanie danych osobowych bez zgody danej osoby, gdy administrator prowadzi wspomniany już marketing usług lub produktów własnych. Oznacza to, iż w wypadku, o którym mowa powyżej, ustawa o ochronie danych osobowych dopuszcza możliwość przetwarzania danych w celu innym, niż ten, dla którego dane zostały pierwotnie zebrane.

Pamiętać jednak należy, że administrator chcący powołać się na tę przesłankę, musi najpierw stać się w stosunku do określonych danych legalnym administratorem – musi być w stanie wykazać, że wszedł w posiadanie określonych danych po spełnieniu jednej z przesłanek przetwarzania oraz m.in. po spełnieniu obowiązku informacyjnego. Wypełniając ten obowiązek, administrator powinien wskazać, w jakich celach zamierza dane osobowe przetwarzać, uwzględniając również planowane w ramach marketingu bezpośredniego, działania.

Nie tylko ustawa o ochronie danych osobowych!
Pamiętać również należy, że niezależnie o tego, czy administrator korzysta z przesłanki prawnie usprawiedliwionego celu czy też z przesłanki zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, może się okazać, że działania reklamowe podlegają również przepisom ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną stanowi, że zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy, będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Aby informację uznać za zamówioną, jej odbiorca wyrazić musiał uprzednią zgodę na jej otrzymywanie.
Przede wszystkim, zaznaczyć należy, że zgoda, o której mowa w ustawie o ochronie danych osobowych i zgoda, o której mowa w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną nie mogą stanowić jednego, łączonego oświadczenia. Nie mogą być domniemane czy wysnute z oświadczenia woli innej treści. Stanowić muszą odrębne, konkretne oświadczenia. Więcej informacji o informacji handlowej znaleźć można w poście „Ja tylko prosiłem o zgodę”. Czym jest niezamówiona informacja handlowa?

Adresat oznaczony?
Oczywistym jest, że w przypadku kierowania informacji handlowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej do osób fizycznych konieczne jest uzyskanie na takie działalnie zgody, której wymaga ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz spełnienie jednej z przesłanek przetwarzania danych osobowych, jeśli oferta kierowana jest na adres e-mail stanowiący takie dane.

W praktyce padają jednak pytania o to, co w sytuacji, gdy oferta kierowana jest do osób prawnych.

W takim wypadku możemy mieć do czynienia z dwiema sytuacjami. Pierwszą, gdy oferta kierowana jest na ogólny adres firmowy osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną. W takim wypadku nie ma konieczności poprzedzania wysłania informacji uzyskaniem zgody. Dotyczy to jednak, jak już podkreślano, przypadków ogólnych, nieosobowych adresów firmowych, takich jak: biuro@...., info@......, administracja@............, firma@..........., oddział@............. .

Odmienną jest sytuacja, w której działania marketingowe polegają na wysyłaniu informacji handlowej do pracowników czy przedstawicieli osób prawnych i ułomnych osób prawnych. Wykorzystywanie adresów e-mail, zawierających imię i nazwisko określonej osoby powoduje bez wątpienia odmienną kwalifikację danej praktyki. Jest to wysyłanie informacji handlowej do oznaczonej osoby fizycznej i musi być poprzedzone odpowiednią zgodą.

Co więcej, adres, zawierający imię, nazwisko oraz afiliację np. firmę pracodawcy, jest kwalifikowany jako dana osobowa. Tym samym, przetwarzanie takich danych wymaga spełnienia przesłanek z ustawy o ochronie danych osobowych oraz związane jest koniecznością należytego zabezpieczenia tych danych. W praktyce oznacza to, że wysłanie informacji handlowej na adres firmowy konkretnej osoby fizycznej, poprzedzone będzie najczęściej dwiema zgodami.

Zawsze należy sprawdzić, kto ma otrzymać naszą reklamę.
Podsumowując, rozstrzygnięcie, czy wysłanie danej informacji handlowej wymaga uzyskania zgody, o której mowa w art.10 ust. 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, a także zgody z art. 23 ust. 1 pkt. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, możliwie jest jedynie po weryfikacji, jak skonstruowany jest dany adres e-mail. Tylko adres firmowy, ogólny, niezawierający danych osobowych i niewskazujący oznaczonego adresata, będącego osobą fizyczną, pozostanie poza zakresem zainteresowania wspomnianych przepisów.

dane osobowe , ADO , przesłanki przetwarzania , zgoda , przetwarzanie danych