Wakacje to czas podróży, nowych wrażeń, przygód, relaksu oraz względnej beztroski. Jednakże wakacje to również okres, w którym jesteśmy bardziej narażeni na wszelkiego rodzaju oszustwa, kradzieże, wyłudzenia oraz inne negatywne dla nas w skutkach zdarzenia. Powszechną jest wiedza w zakresie ochrony mienia tj. portfel, torebka, plecak, walizka itp. a to za sprawą wszechobecnych przekazów medialnych, tablic informacyjnych czy też regulaminów. O ile ochrona mienia przed kradzieżą jest dla nas rzeczą naturalną, w mniejszym lub większym stopniu, i zdajemy sobie sprawę oraz potrafimy przewidzieć potencjalne zagrożenie, o tyle co się tyczy prawidłowego zadbania o ochronę naszych danych osobowych sytuacja nie jest już tak oczywista i klarowna.
Dlatego poniżej kilka praktycznych porad jak uchronić się przed potencjalnymi zagrożeniami i zadbać o swoje dane osobowe.
Staraj się nie tracić kontroli nad swoimi danymi. Zawsze weryfikuj zakres – czy dane nie są zbierane nadmiarowo, w jakim celu są zbierane, jak długą będą one w posiadaniu podmiotu, któremu je podajesz oraz czy będą one przekazywane innym podmiotom. Uzyskanie tych informacji jest jednym z praw przysługujących osobie podającej dane, a ich podanie stanowi obowiązek po stronie podmiotu zbierającego. Przykładem utraty kontroli nad danymi może być sytuacja ,w której wykupujemy jakąś usługę a sprzedawca informuje nas, że w przypadku wypełnienia dodatkowego formularza oraz wyrażenia zgody na przetwarzanie danych z formularza zapłacimy mniej np.: – 10%. Jeżeli z treści formularza lub zgody nie wynika kto, w jakim celu, w jaki sposób będzie wykorzystywał podane przez nas dane, ponadto sami nie będziemy starali się pozyskać takich informacji np.: od sprzedawcy, a pomimo to wypełnimy formularz oraz wyrazimy zgodę to de facto tracimy kontrolę nad naszymi danymi, a problem staje się tym większy, gdy sprzedawca przekaże nasze dane np.: swoim partnerom handlowym. Wtedy najczęstszym pytaniem jakie sobie zadajemy to „Skąd jakaś firma ma nasz numer telefonu lub adres email”. Aby zapobiec takim sytuacjom weryfikujmy gdzie, komu oraz w jakim celu podajemy dane, zamiast później egzekwować nasze prawa w postaci sprzeciwów, skarg, żądań usunięcia danych, co często jest trudne i czasochłonne. Pamiętajmy, że czynności zapobiegające z dużym prawdopodobieństwem eliminują konieczność podejmowania czynności post factum.
Pochodną utraty kontroli nad danymi jest udostępnianie danych znajdujących się na naszych dowodach tożsamości lub pozostawianie dowodu w tzw. „zastaw”. Dowód oddany w zastaw za wypożyczenie sprzętu rekreacyjnego albo zagubiony portfel z dokumentami to typowe sytuacje podczas letniego wypoczynku. W takiej sytuacji narażamy się na nieuprawnione wykorzystanie naszych danych.
Dla przykładu, praktyką wielu wypożyczalni jest uzależnienie wypożyczenia sprzętu od pozostawienia dowodu osobistego. Przekazany przez nas dowód, a wraz z nim nasze dane, na czas wypożyczenia sprzętu, są pozostawione bez żadnej kontroli a tym samym narażone na ich nieuprawione wykorzystanie, czy to przez pracowników wypożyczalni, czy przez przypadkowe osoby – jeżeli dowód jest pozostawiony w miejscu łatwo dostępnym dla osób trzecich. Osoba która pozyska nasze dane znajdujące się na dowodzie może np.: zaciągnąć pożyczkę, zrobić zakupy przez internet. Mogą też one posłużyć do zawarcia umowy z operatorem telefonii komórkowej, wypożyczenia drogiego sprzętu i następnie jego kradzieży. Zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa nikt nie może od nas wymagać pozostawienia dokumentu tożsamości – w tym, poza dowodem osobistym, również paszportu czy prawa jazdy, w „zastaw”. Prawo zabrania zatrzymywania dokumentów potwierdzających tożsamość, jak i przetwarzania danych w nich zawartych. Uprawnione do tego są jedynie instytucje określone w aktach prawnych. Zatrzymywanie dokumentów stwierdzających tożsamość prowadzi nie tylko do naruszenia krajowych przepisów, ale także zasad zawartych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). Podstawowymi zasadami jakie narusza przedmiotowa praktyka są zasada zgodności z prawem, zasada ograniczenia celu oraz adekwatności (art. 5 RODO). Zatrzymanie dowodu osobistego przez wypożyczalnię wiąże się z przetwarzaniem nadmiarowej ilości danych w stosunku do celów jakie mają zostać spełnione tj. legitymacja osoby w celu wydania sprzętu, dochodzenia ewentualnych roszczeń lub w celach finansowo-podatkowych. Przetwarzanie nadmiarowej ilości danych implikuje przetwarzanie danych które są zbędne dla możliwości spełnienia celu/celów o których mowa w zdaniu poprzednim. Natomiast przetwarzane danych które są zbędne do osiągnięcia przedsiębranego celu stanowi naruszenie podstawowych zasad w zakresie ochrony danych osobowych. Naszym zdaniem, odwołując się do przedstawionych wyżej celów podmiotu wypożyczającego sprzęt, wystarczający jest zakres danych umożliwiający w sposób jednoznaczny identyfikację osoby której sprzęt został wypożyczony tj. np.: imię, nazwisko, numer PESEL.
Wracając kwestii zatrzymania dowodu tożsamości,, za wyjście z sytuacji nie może posłużyć zrobienie kserokopii tego dowodu. Taka praktyka w dalszym ciągu naraża nas na potencjalne zagrożenia, o których mowa powyżej. Ponadto jest zabroniona przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
Odpowiednio od dnia 12 lipca 2019 r., w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych, zakazane jest dokonywanie kopii dokumentów publicznych, w tym dowodów osobistych, paszportów oraz praw jazdy poza przypadkami przewidzianymi przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Skanowanie takich dokumentów przez podmioty nieuprawnione zagrożone jest karą nawet do dwóch lat pozbawienia wolności.
Dlatego nie gódźmy się na to, nawet gdy podmiot argumentuje, że pozostawienie dowodu tożsamości/ jego kserokopii jest uzasadnione ze względu na możliwość dochodzenia ewentualnych roszczeń, np. za zniszczony czy nieoddany sprzęt. Wystarczającym do tego jest np.: spisanie z dokumentu informacji, które będą miały znaczenie przy dochodzeniu roszczeń np. imienia i nazwiska, numeru PESEL. Nieuzasadnione jest jednak przekazanie wszystkich danych widniejących na dokumentach tożsamości. Pomocnym rozwiązaniem, stanowiącym wyjście z sytuacji, może być wpłacenie kaucji za sprzęt. Należy podkreślić, że przytoczona sytuacja wypożyczalni stanowi jedynie przykładową sytuację, natomiast sam zakaz zatrzymania dowodu tożsamości, tak jak było to wskazane wyżej, należy odnosić do wszelkich innych sytuacji, w tym m.in. pozostawienia dowodu w recepcji hotelowej, zatrzymania dowodu przez pilotów wycieczek itp.
Podsumowując, pamiętajmy, że ochrona naszych danych osobowych jest tak samo ważna jak ochrona mienia.
Zagadnienie ochrony danych osobowych w okresie wakacji jest tematem obszernym i naszym zdaniem wymaga szerszego omówienia. Dlatego też prezentowany artykuł stanowi wprowadzenie dla dalszych artykułów w tej materii jakie będziemy publikować, aby uchronić Państwa oraz możliwie dobrze przygotować na potencjalne zagrożenia.
Masz pytania dotyczące tematu artykułu? Skontaktuj się z autorem.
Paweł Wojciechowski
Aplikant
