Monitoring poczty elektronicznej pracowników, obok monitoringu wizyjnego, jest jedną z najbardziej popularnych metod kontroli zachowań personelu oraz efektywności ich czasu pracy. Śledzenie skrzynek odbiorczych pozwala pracodawcy na sprawdzenie, czy pracownik prawidłowo korzysta z poczty elektronicznej, w szczególności, czy nie wykorzystuje jej dla celów prywatnych oraz czy w kontaktach mailowych nie działa na niekorzyść pracodawcy, przykładowo poprzez ujawnianie informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa.
Choć unijny prawodawca wyraźnie wypowiedział się na temat dopuszczalności stosowania tego rodzaju monitoringu, niejednokrotnie wzbudzał on kontrowersje, w szczególności w aspekcie naruszania prawa do prywatności i tajemnicy korespondencji pracownika.
RODO czyli rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych – dowiedz się więcej!
Monitoring wg ETPC
Dopuszczalnością stosowania monitoringu poczty elektronicznej zajął się Europejski Trybunał Praw Człowieka w sprawie Bogdana Bărbulescu, który został dyscyplinarnie zwolniony z pracy z powodu korzystania ze służbowej poczty elektronicznej dla celów prywatnych, m.in. w celu wymiany osobistych wiadomości z narzeczoną. Pracownik objęty był zakazem korzystania z firmowej sieci dla celów prywatnych, jednakże nie został poinformowany o możliwości monitorowania jego wiadomości. W wyroku z dnia 5 września 2017 r. (61496/08) Wielka Izba ETPC uznała, że działanie pracodawcy stanowiło naruszenie prywatności Bogdana Bărbulescu. Śledzenie poczty elektronicznej personelu jest bowiem dopuszczalne, jednakże pracownicy muszą być o nim uprzedzeni, a dodatkowo działanie to powinno być usprawiedliwione.
Wskazówki Grupy Roboczej
Na temat monitoringu poczty elektronicznej wypowiedziała się także Grupa Robocza Art. 29 w Opinii 2/2017 na temat przetwarzania danych w miejscu pracy przyjęta w dniu 8 czerwca 2017 r., która wskazała, że dobrą praktyką jest zaoferowanie pracownikom alternatywnego, niemonitorowanego dostępu do pewnych narzędzi, np. poczty elektronicznej, sieci Wi-Fi, na odrębnych urządzeniach gwarantujących poufność komunikacji. Pracodawca powinien również unikać przechwytywania informacji, które ściśle wiążą się z prywatnością personelu, np. danych z bankowości elektronicznej, dotyczących zdrowia, itp. Przetwarzanie tych danych nie jest bowiem proporcjonalne i adekwatne do celu, dla jakiego wdraża się monitoring poczty elektronicznej.
Grupa Robocza art. 29 zaleca również opracowanie polityki dla pracowników, ze wskazaniem, jakie zachowania w ramach poczty elektronicznej lub sieci służbowej są akceptowalne, aby pracownik wiedział, jakich działań unikać, by nie narażać się na negatywne konsekwencje wynikające z monitoringu i jednocześnie by nie narazić się na utratę prywatności. Jasne wytyczne pozwalają również na zniwelowanie ryzyka konfliktu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, którego źródłem może być niewiedza pracownika w zakresie dopuszczalnych sposobów korzystania z powierzonych narzędzi, sieci oraz skrzynki mailowej.
RODO czyli rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych – dowiedz się więcej!
Nowa regulacja w Kodeksie pracy
Dnia 25 maja 2018 r. do Kodeksu pracy dodano art. 223, który reguluje zagadnienie monitoringu poczty elektronicznej pracownika. Przede wszystkim polski ustawodawca wprowadził zasadę, że monitoring służbowej poczty elektronicznej pracownika jest dopuszczalny wyłącznie, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Ustawodawca wymaga, by cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu zostały ustalone w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Informacje te powinny być także przekazane pracownikowi na piśmie jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy. O fakcie wprowadzenia monitoringu pracownik powinien zostać powiadomiony nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.
Powyższa regulacja, z uwagi na jej umiejscowienie w Kodeksie pracy, odnosi się do relacji z pracownikami, a zatem z osobami, które są zatrudnione w oparciu o umowę o pracę. Wydaje się jednak, że dla zapewnienia legalności i prawidłowości stosowanego śledzenia skrzynek odbiorczych, zasady te powinny znaleźć zastosowanie również wobec pozostałych członków personelu, w szczególności wobec osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne. Co więcej, pracodawca powinien stosować się do niniejszych reguł również w przypadku wprowadzania innych form monitoringu zachowań pracownika, przykładowo śledzenia aktywności w sieci podczas korzystania ze służbowego łącza lub sprzętu.
Co na to RODO?
Pracodawca, który decyduje się na wdrożenie monitoringu poczty elektronicznej powinien pamiętać, że występuje w roli administratora danych osobowych, w szczególności danych pracownika, ale również osób, z którymi pracownik koresponduje. Nie można wykluczyć, że wśród tych danych znajdą się dane szczególnej kategorii, np. dot. zdrowia i innych spraw osobistych. Na pracodawcy spocznie szereg obowiązków względem osób, których dane dotyczą. Należy tu wskazać m.in. na obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO. Administrator ma obowiązek poinformować osobę, której dane dotyczą o celach, sposobie i zasadach przetwarzania danych. W klauzuli informacyjnej stosowanej wobec pracowników należy zatem uwzględnić śledzenie skrzynek odbiorczych oraz jego cel, jakim jest m.in. kontrola wykorzystania czasu pracy.
Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że każde przetwarzanie danych musi być prawnie usprawiedliwione. Podstawy przetwarzania danych zwykłych zostały wymienione w art. 6 ust. 1 RODO. Wydaje się, że w opisywanym przypadku podstawą prawną przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie usprawiedliwiony cel administratora-pracodawcy polegający na zapewnieniu prawidłowej organizacji pracy, kontroli wykorzystania czasu pracy oraz sposobu korzystania z powierzonych narzędzi. Tego rodzaju przetwarzanie danych nie może jednak naruszać praw i wolności podmiotów danych.
O czym pamiętać?
Ciągły postęp technologiczny powoduje, że pracodawcy dysponują coraz szerszym wachlarzem usług umożliwiających monitorowanie wiadomości wysyłanych przez pracowników oraz ich innego rodzaju komunikacji. Warto zadbać o to, by wybrana metoda monitoringu nie była nadmiernie inwazyjna. Należy stosować tylko takie środki, które są proporcjonalne do celu przetwarzania danych, aby nie przekroczyć granic prywatności pracownika. Niezależnie od wybranej metody monitoringu, warto zapamiętać, że uprzedzanie pracowników o śledzeniu ich wiadomości mailowych, jest nie tylko dobrą praktyką, ale prawnym obowiązkiem pracodawcy. Istotne jest również, aby ograniczyć okres przechowywania danych, np. wiadomości mailowych, wyłącznie do czasu niezbędnego dla osiągnięcia celu ich przetwarzania oraz by monitoring był prawnie usprawiedliwiony w każdym momencie jego stosowania.
RODO czyli rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych – dowiedz się więcej!
Masz pytania dotyczące tematu artykułu? Skontaktuj się z autorem.
Karolina Przybysz
Aplikant
