Zapewne niejednokrotnie spotkaliście się z sytuacją, w której przedstawiciel banku, operatora telefonicznego lub innego podmiotu, z którym zawieraliście umowę, wymagał okazania dowodu osobistego albo innego dowodu tożsamości, by następnie wykonać jego kserokopię i zapisać w swojej bazie danych. Mimo że jest to powszechnie stosowana praktyka, warto się zastanowić, czy jest ona zgodna z ustawą o ochronie danych osobowych i co na jej temat uważa Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
RODO czyli rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych – dowiedz się więcej!
Po co przedsiębiorcom nasze dokumenty?
Przedstawiciele banków stosujących w swojej praktyce kopiowanie dowodów osobistych twierdzą, iż ma ono na celu pełną weryfikację konsumenta oraz realizację obowiązku identyfikacji tożsamości klienta, który wynika z przepisów. Potrzebą potwierdzenia tożsamości osób fizycznych tłumaczą się również inne podmioty, wśród których można wskazać m.in. operatorów komórkowych, uczelnie, wypożyczalnie sprzętu narciarskiego, a nawet zakłady karne kopiujące dokumenty osób odwiedzających osadzonych.
Co istotne, niektóre z tych podmiotów traktują skopiowanie dokumentu tożsamości jako wymóg zawarcia umowy, tym samym odmawiając jej zawarcia z konsumentem, który nie wyrazi zgody na skserowanie dokumentu. Należy jednak rozważyć, czy skopiowanie dowodu osobistego lub paszportu konsumenta jest rzeczywiście jedynym sposobem na rzetelne potwierdzenie jego tożsamości i czy tego rodzaju praktyka nie stanowi nadmiernego gromadzenia danych osobowych.
Czym może grozić kopiowanie dokumentów tożsamości?
Dokumenty tożsamości stanowią źródło naszych podstawowych danych osobowych, takich jak imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, data i miejsce urodzenia. Dane te mogą posłużyć do zawarcia wielu umów, dlatego tak ważne jest, by były szczególnie chronione. Kserokopia dowodu osobistego może zostać wykorzystana przez oszustów do zawarcia umowy, np. kredytu internetowego. Oczywistym jest, że stając się stroną takiej umowy, możemy ponieść wysoce negatywne konsekwencje.
Głośne w ostatnim czasie doniesienia o kradzieżach tożsamości oraz umowach zawartych przez konsumentów bez ich wiedzy, z wykorzystaniem kserokopii dowodu, powinny nas szczególnie uczulić na praktykę kopiowania dokumentów tożsamości.
Sądy przychylne przedsiębiorcom
Co ciekawe, praktyka kopiowania dowodów osobistych została niejednokrotnie poparta przez sądy. Dla przykładu można wskazać wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 grudnia 2001 roku, sygn. II SA 2869/00, w którym NSA orzekł, że kopiowanie dowodów tożsamości jest kwestią techniczną i samo przez się nie przesądza o jego legalności lub nielegalności.
Warto zauważyć, że również poprzedni Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie sprzeciwiał się tego rodzaju praktyce uznając ją – w przypadku stosowania przez banki – za uprawnioną.
Stanowiska sądów oraz GIODO dotyczące kopiowania dokumentów tożsamości przez banki spowodowały, że praktyka ta stała się powszechna nie tylko w odniesieniu do banków, ale również do innych podmiotów. Powszechność tego typu sytuacji wywołała zaniepokojenie aktualnie urzędującego GIODO.
GIODO alarmuje
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych dr Edyta Bielak-Jomaa zajęła się problemem kopiowania dokumentów tożsamości przez przedsiębiorców telekomunikacyjnych, wydając decyzję nakazującą zaprzestanie tego typu praktyk jako niezgodnych z obowiązującym prawem. Zauważyła, że Prawo telekomunikacyjne precyzuje, jaki zakres danych może być pobierany od użytkownika usług telekomunikacyjnych. W katalogu tym nie wskazuje się np. wizerunku konsumenta oraz jego koloru oczu, a zatem tego rodzaju dane mogą być gromadzone tylko za zgodą klienta.
GIODO podkreślił, że dokumenty tożsamości, z uwagi na swoją treść, powinny być szczególnie chronione przed nieuprawnionym wykorzystaniem, a dla potwierdzenia tożsamości konsumenta wystarczające jest okazanie dokumentu, zaś jego kopiowanie jest działaniem nadmiernym i niepopartym żadną podstawą prawną. Co więcej, GIODO stwierdził, że jest świadomy, że taka praktyka jest od lat tolerowana przez sądy, jednak trzeba pamiętać, że linia orzecznicza sądów ukształtowała się w latach, kiedy kradzieże tożsamości nie były zjawiskiem powszechnym, a zawieranie umów przez Internet stanowiły rzadkość. Zdaniem GIODO, należy rozważyć zmianę przepisów poprzez wyraźne wskazanie, że kopiowanie dowodów tożsamości jest działaniem niedozwolonym.
Jak się chronić?
Dopóki do powszechnie obowiązujących przepisów nie zostanie wprowadzony zakaz kopiowania dokumentów tożsamości, należy się spodziewać, że tego rodzaju praktyki nadal będą stosowane. Dużym problemem dla konsumentów jest stawianie przez przedsiębiorców wymogu wydania dokumentu celem jego skopiowania, pod rygorem odmowy zawarcia umowy.
Jeżeli zatem chcemy zawrzeć umowę, do podpisania której wymagana jest kserokopia np. dowodu osobistego, zadbajmy o to, by na kserokopii znalazło się krótkie oświadczenie, że jest to kopia wykonana na potrzeby zawarcia umowy z danym przedsiębiorcą. Może nas to uchronić przed nieuprawnionym wykorzystaniem dokumentu przez oszustów mających dostęp do baz danych z kopiami dokumentów tożsamości konsumentów.
RODO czyli rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych – dowiedz się więcej!
Masz pytania dotyczące tematu artykułu? Skontaktuj się z autorem.
Karolina Przybysz
Aplikant
